La Posta Elettronica Certificata (PEC), introdotta nel 2008, ha rappresentato una delle colonne portanti del processo di digitalizzazione in Italia. Utilizzata da milioni di imprese, cittadini e pubbliche amministrazioni, ha consentito una significativa semplificazione in diversi ambiti, tra cui la fatturazione elettronica, il processo civile telematico e la comunicazione tra enti. Oggi, si prepara a compiere un salto di qualità: diventare uno strumento interoperabile a livello europeo grazie alla transizione verso la PEC qualificata.
Questa evoluzione, in linea con lo standard ETSI EN 319 532-4 e il regolamento eIDAS 2.0, mira a uniformare e rendere riconosciuta in tutta l’UE la validità legale delle comunicazioni digitali certificate. Per imprese e pubbliche amministrazioni, si tratta di un cambiamento strutturale che potrebbe generare risparmi per oltre 2,5 miliardi di euro entro il 2026, e fino a 6 miliardi in vent’anni, grazie a processi più rapidi, sicuri e sostenibili. A fronte di un investimento tecnologico e organizzativo iniziale, i benefici si prospettano sostanziali sul medio e lungo termine.
Un’infrastruttura europea per la comunicazione certificata
Il recente progetto pilota congiunto tra Aruba e Asseco Data Systems è un esempio concreto dell’avanzamento tecnologico in atto. Le due aziende hanno completato un Proof of Concept che dimostra la fattibilità dell’invio e ricezione di documenti tra Italia e Polonia tramite servizi di Qualified Electronic Delivery, superando barriere tecniche e normative nazionali.
Nel dettaglio, il progetto ha permesso di costruire un modello di cooperazione in grado di integrare protocolli diversi, pur mantenendo la conformità con il regolamento europeo. Questa iniziativa dimostra che, anche in un contesto di forte eterogeneità tecnica e legislativa, è possibile realizzare infrastrutture comuni, a patto che ci sia la volontà politica e tecnica per farlo.
Questo prototipo di interoperabilità, conforme al regolamento eIDAS 2.0, permette lo scambio sicuro, tracciabile e legalmente valido di informazioni tra soggetti in diversi Stati membri. Secondo i promotori, può diventare il punto di partenza per una rete europea comune, a condizione che altri attori (provider, istituzioni, autorità regolatorie) decidano di aderire e contribuire allo sviluppo. La creazione di una simile rete, tuttavia, richiederà tempo, risorse e un allineamento normativo non banale.
Perché la PEC qualificata è strategica per le PMI
Molte PMI italiane continuano a utilizzare sistemi di posta elettronica non certificata, spesso non europei, esponendosi a rischi di sicurezza, perdita di dati e non conformità normativa. La PEC qualificata, invece, offre:
- identificazione certa del mittente e del destinatario;
- tracciabilità completa del messaggio;
- valore legale riconosciuto a livello europeo;
- compatibilità con i protocolli di altri Paesi membri;
- maggiore tutela in caso di contenziosi o ispezioni;
- maggiore fiducia nei rapporti con partner stranieri.
In altre parole, non si tratta più solo di uno strumento per adempiere a obblighi legali, ma di un asset competitivo, soprattutto per le aziende con relazioni transfrontaliere. È anche un’opportunità per rafforzare la propria reputazione digitale, adottando standard più elevati di sicurezza e compliance.
Cosa serve per adeguarsi agli standard europei
La transizione alla PEC qualificata non è automatica. Gli utenti devono adeguarsi ai requisiti tecnici e normativi previsti dal nuovo standard europeo:
- Verifica dell’identità del titolare: tramite SPID, firma digitale, CIE o altro sistema di identificazione elettronica riconosciuto. Questo passaggio serve a garantire l’associazione univoca della casella PEC a un soggetto giuridico o fisico chiaramente identificato.
- Autenticazione a due fattori (2FA): obbligatoria per garantire un livello maggiore di sicurezza e prevenire accessi non autorizzati. L’integrazione del 2FA è un elemento chiave per alzare il livello di protezione, specialmente nei casi di accesso da remoto o da dispositivi non abituali.
In Italia, il passaggio è ancora in attesa dell’emanazione del DPCM previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), ma i provider come Aruba stanno già predisponendo le infrastrutture e i processi necessari per assicurare una migrazione graduale e trasparente. Alcuni operatori hanno anche avviato campagne di comunicazione e supporto per accompagnare le aziende lungo il percorso di adeguamento, offrendo strumenti formativi e soluzioni personalizzate.
Conclusioni
La PEC qualificata è destinata a diventare un elemento chiave dell’infrastruttura digitale europea. Per le imprese italiane, in particolare per le PMI, questo è il momento per valutare i propri strumenti di comunicazione certificata, investire in adeguamenti tecnologici e considerare la PEC non più come un semplice obbligo, ma come leva strategica per accedere a un mercato europeo sempre più integrato, regolato e digitale.
La trasformazione richiede uno sforzo, ma porta con sé l’opportunità di rivedere in chiave moderna e competitiva i propri processi interni. In un contesto dove la sovranità digitale e la conformità alle normative diventano fattori critici di successo, dotarsi di strumenti adeguati può fare la differenza tra subire il cambiamento o guidarlo.
